Ausgangslage
In der Schülerverwaltung laufen viele Prozesse bis heute manuell: Anwesenheitslisten werden täglich ausgedruckt, Informationen zwischen Verwaltung und Betreuung mündlich weitergegeben, Elternbriefe einzeln erstellt. Das Betreuungsband („Beba“), die Ganztagsbetreuung der Kaland-Schule in Lübeck, suchte eine Lösung, die alle Abläufe vereint. Schnell war klar: Die gibt es am Markt nicht.
Lösung
Wir haben zwei Anwendungen entwickelt, die sich in Echtzeit synchronisieren:
Die Verwaltungs-Web-App bündelt Schülerdaten, Anwesenheiten, Gruppen, Kurse, Ferienbetreuung und Buchhaltung. Bestimmte Dokumente und Serienbriefe entstehen automatisch als PDF und werden, teils mit Anhang, direkt per E-Mail an die Elternschaft verschickt.
Die Beba-App für das Tablet zeigt den Betreuer:innen Gruppen- und Kurslisten. Anwesenheiten lassen sich mit einem Tipp erfassen, Anmerkungen und Tageskarten direkt in der App buchen. Jede Änderung ist sofort in der Verwaltung sichtbar, und umgekehrt.
Ergebnis
Die Abläufe zwischen Verwaltung und Betreuung laufen ohne Zettel und Zuruf. Die Geschäftsführung hat jederzeit den Überblick über Belegung, Kurse und Zahlungen, und die Kommunikation mit den Eltern kostet einen Bruchteil der früheren Zeit. Auch nach dem Go-Live begleiten wir Beba bei Fragen und neuen Anforderungen.
Das Team der Coding Kombüse hat sich seit Beginn viel Zeit genommen, unsere Anforderungen, Wünsche und Visionen genau zu verstehen und bestmöglich im Projekt zu realisieren. Dank der nun fertiggestellten Verwaltungssoftware konnten unsere internen Abläufe erheblich optimiert und digitalisiert werden.
