Individuelle Software kostet im Mittelstand typischerweise zwischen 10.000 € für ein kleines internes Werkzeug und 200.000 € für eine umfangreiche Fachanwendung. Plattformen mit mehreren Mandanten oder vielen Integrationen liegen darüber. Die Spannen in diesem Artikel stammen aus unseren eigenen Projekten seit 2021, verstehen sich netto und haben den Stand Oktober 2026.
Eine einzelne Zahl ohne Kontext hilft trotzdem wenig. Deshalb geht es hier auch darum, was den Preis treibt, welche Kosten nach dem Go-Live bleiben und wie ihr von einer groben Spanne zu einer verbindlichen Schätzung kommt.
Die Kosten auf einen Blick
| Projektart | Typische Beispiele | Budget (netto) | Dauer |
|---|---|---|---|
| Kleines Werkzeug | Konfigurator, Freigabe-Workflow, internes Tool für ein Team | 10.000 – 30.000 € | 4 – 10 Wochen |
| Kompakte Fachanwendung | Ablösung einer Access- oder Excel-Lösung, Portal mit wenigen Rollen | 30.000 – 50.000 € | 2 – 4 Monate |
| Fachanwendung | Verwaltungssystem, Kundenportal, Mobile App mit Backend | 50.000 – 200.000 € | 4 – 12 Monate |
| Plattform | Mehrmandantenfähiges Produkt, Marktplatz, komplexe Integrationen | ab 200.000 € | ab 12 Monate, in Ausbaustufen |
Stand: Oktober 2026. Spannen aus Projekten der Coding Kombüse, ohne Betrieb und ohne Lizenzen Dritter.
Die meisten Vorhaben, mit denen Unternehmen zu uns kommen, landen in der Mitte: eine Fachanwendung, die einen Kernprozess abbildet, etwa Schülerverwaltung, Anwesenheiten und Buchhaltung samt Tablet-App wie bei Beba für eine Lübecker Schulbetreuung, oder die Ablösung einer gewachsenen Access-Datenbank.
Wovon der Preis abhängt
Zwei Anwendungen mit ähnlicher Beschreibung können sich im Aufwand um den Faktor drei unterscheiden. Diese Punkte machen den Unterschied:
- Rollen und Oberflächen: Jede Nutzergruppe mit eigenen Rechten und eigener Ansicht (Innendienst, Außendienst, Kund:innen, Verwaltung) bedeutet eigene Masken, Abläufe und Tests.
- Schnittstellen: Die Anbindung an ERP, Buchhaltung oder CRM ist oft der unberechenbarste Teil, weil sie von der Qualität der Gegenseite abhängt.
- Datenmigration: Daten aus einem Altsystem zu übernehmen heißt bereinigen, zuordnen und mehrfach zur Probe migrieren. Je älter und uneinheitlicher die Daten, desto aufwendiger.
- Offline-Fähigkeit: Eine App, die ohne Netz im Keller oder auf der Baustelle funktioniert und später synchronisiert, ist deutlich aufwendiger als eine reine Web-Anwendung.
- Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit: Beides lässt sich von Anfang an günstig einplanen und nachträglich nur teuer ergänzen.
- Anforderungen an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit: Ein feines Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung und Löschfristen gehören zu jedem Projekt, ihr Umfang schwankt aber stark.
Genauso gibt es Faktoren, die den Preis senken: ein klar beschriebener Prozess, eine Person auf eurer Seite, die fachlich entscheiden kann, und der Mut, mit einer kleineren ersten Version zu starten. Ein MVP, das den wichtigsten Ablauf vollständig abdeckt, ist fast immer günstiger und schneller im Einsatz als ein Gesamtpaket, das alles auf einmal können soll.
Warum es vorab keinen Festpreis für alles gibt
Ein Festpreis für das gesamte Projekt, bevor Umfang und Risiken bekannt sind, ist entweder zu hoch, weil ein Risikoaufschlag eingerechnet ist, oder er wird später durch Nachträge ergänzt. Beides ist für euch schlechter als ein Vorgehen in Stufen:
- Projekt-Check (kostenlos): Ihr beschreibt euer Vorhaben, wir antworten innerhalb von zwei Werktagen mit Machbarkeit, Budgetspanne und Empfehlung, ob Individualsoftware überhaupt der richtige Weg ist.
- Konzeptphase zum Festpreis: Interviews, Workshop, Prozessanalyse, Klick-Prototyp und ein priorisierter Plan mit verbindlicher Schätzung. Typisch 4.000 bis 12.000 €, je nach Umfang. Das Ergebnis gehört euch, auch wenn ihr danach mit jemand anderem baut.
- Entwicklung in Sprint-Paketen: Pakete von drei bis sechs Sprints à zwei Wochen, jeweils verbindlich geschätzt. Nach jedem Paket entscheidet ihr über das nächste und habt eine testbare Version in der Hand.
So bleibt das Risiko auf jeder Stufe überschaubar, und die Zahl wird mit jeder Stufe genauer.
Laufende Kosten nach dem Go-Live
Software ist nach dem Go-Live nicht fertig, sie wird betrieben. Plant deshalb von Anfang an diese laufenden Posten ein:
- Hosting: Server in einem deutschen Rechenzentrum, Backups, Domain und Zertifikate.
- Wartung: Sicherheitsupdates für Betriebssystem, Datenbank und Bibliotheken. Wer hier spart, zahlt später mit einer aufwendigen Modernisierung.
- Monitoring und Support: Jemand merkt, wenn etwas ausfällt, und reagiert innerhalb fester Zeiten.
- Weiterentwicklung: Prozesse ändern sich. Ein kleines monatliches Kontingent für Anpassungen ist meist günstiger als alle zwei Jahre ein großes Projekt.
Was das kostet: Der Betrieb im engen Sinn, also Hosting, Sicherheitsupdates und Monitoring, beginnt bei uns bei 250 € im Monat (netto). Für die gesamten laufenden Kosten, also Betrieb, Wartung und kleinere Weiterentwicklungen zusammen, rechnet die Branche als Faustregel mit 15 bis 20 Prozent der ursprünglichen Entwicklungskosten pro Jahr. Wir halten 20 Prozent für einen realistischen Planungswert: Bei einer Fachanwendung für 100.000 € sind das rund 20.000 € im Jahr. Belastbare Studien gibt es zu dieser Faustregel kaum, und der tatsächliche Aufwand hängt stärker an Schnittstellen und Änderungswünschen als am ursprünglichen Budget.
Deshalb trennen wir beides: Betrieb und Support laufen über eine feste Monatspauschale, Weiterentwicklung über ein Kontingent nach Bedarf oder als neues Sprint-Paket.
Ein Unterschied zu Standardsoftware: Für individuelle Software fallen keine Lizenzgebühren pro Nutzer:in an. Der Code gehört euch, inklusive Repository, Dokumentation und Zugängen. Gerade bei vielen Nutzer:innen oder über viele Jahre kann das die höhere Anfangsinvestition ausgleichen.
Individualsoftware oder doch Standard?
Die ehrlichste Antwort auf „Was kostet individuelle Software?“ ist manchmal: Ihr braucht keine. Für austauschbare Prozesse wie Buchhaltung, E-Mail oder Zeiterfassung ist ein Standardprodukt fast immer günstiger. Individualsoftware lohnt sich, wenn der Prozess euer Wettbewerbsvorteil ist, wenn Standardprodukte euch zwingen, ihn zu verbiegen, oder wenn ihr heute drei Werkzeuge plus Excel für einen Ablauf braucht. Eine Gegenüberstellung findet ihr auf der Seite Individuelle Softwareentwicklung.
Wer ein Altsystem ersetzen will, findet die Optionen von Neubau bis Modernisierung im Bestand unter Softwaremodernisierung. Eine Modernisierung im Bestand beginnt bei etwa 15.000 €.
Fördermittel
Für Digitalisierungsprojekte im Mittelstand gibt es je nach Bundesland und Vorhaben Förderprogramme von Bund und Ländern. Einen Überblick bietet die Förderdatenbank des Bundes. Wichtig: Viele Programme verlangen, dass der Antrag vor der Beauftragung gestellt wird. Prüft das also vor dem Start, nicht danach.
Wir sind keine Förderberatung. Wir helfen bei der Einschätzung, ob euer Vorhaben passt, und liefern die technischen Unterlagen für den Antrag.
Kurz zusammengefasst
- Kleines Werkzeug: 10.000 – 30.000 €, kompakte Fachanwendung: 30.000 – 50.000 €, Fachanwendung: 50.000 – 200.000 €, Plattform: ab 200.000 € (netto, Stand Oktober 2026).
- Die größten Kostentreiber sind Rollen, Schnittstellen, Datenmigration und Offline-Fähigkeit.
- Eine kleinere erste Version senkt Kosten und Risiko.
- Verbindlich wird die Zahl nach einer Konzeptphase zum Festpreis (typisch 4.000 bis 12.000 €).
- Laufende Kosten von Anfang an einplanen: Betrieb ab 250 € im Monat, mit Wartung und Weiterentwicklung als Planungswert rund 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Dafür keine Lizenzgebühren.
Wie das Vorgehen im Detail aussieht, steht unter Ablauf und Kosten. Eine erste Einschätzung für euer Vorhaben bekommt ihr kostenlos über den Projekt-Check.